Atendiendo con lo establecido en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, todas las empresas que tengan más de 50 trabajadores tienen la obligación de disponer de un canal interno de información que permita realizar comunicaciones sobre aquellos hechos que puedan suponer una infracción penal o administrativa grave, o bien, una infracción del derecho de la UE.
Por otro lado, en la normativa, se recoge la obligación de poner a disposición de las partes interesadas información sobre el uso de todo canal interno de información, así como los principios esenciales del procedimiento.
Para garantizar el cumplimiento de lo anterior, ponemos a su disposición lo siguiente:
Política General del SII
Manual de Uso del Canal Interno de Información
CAPTRAIN, informa:
CANAL ÉTICO. El presente canal ético garantiza el cumplimiento de lo establecido en la normativa anteriormente mencionada de acuerdo con lo establecido en los artículos 7 y 9 de la misma.
COMUNICACIONES ANÓNIMAS Y DATOS PERSONALES
Las comunicaciones podrán ser anónimas, no siendo obligatoria la identificación del informante, y se contestarán por el mismo canal por el que se han recibido, para ello será necesario que guarde el código de seguimiento que le será asignado en el mensaje de recepción de la denuncia.
El anonimato, sólo se levantará con el consentimiento expreso del informante o cuando constituya una obligación necesaria y proporcionada impuesta por el Derecho de la Unión o nacional en el contexto de una investigación llevada a cabo por las autoridades nacionales o en el marco de un proceso judicial, en particular para salvaguardar el derecho de defensa de la persona afectada.
Durante el proceso se garantizará, por tanto, el cumplimiento de la legislación en materia de protección de datos vigente. (LOPD y RGPD)
USO DEL CANAL ÉTICO
Cuando vaya a interponer una denuncia, observará que es dirigido a una herramienta on-line externa al dominio de CAPTRAIN el mensaje es transmitido a la herramienta de un proveedor externo con el objetivo de garantizar total objetividad y transparencia en el proceso de gestión de la denuncia.
En todo caso, el proveedor externo cumplirá con las instrucciones establecidas por CAPTRAIN y siempre conforme a la legislación vigente en materia de protección de datos, garantizándose el cumplimiento de las obligaciones previstas en el Art. 28 del RGPD.
Por ello, la presente herramienta podrá ser utilizada por cualquier empleado de CAPTRAIN o bien cualquier otra tercera persona que pueda tener conocimiento de conductas contrarias a la ética, fraudulentas o ilícitas cometidas en el seno de nuestra Organización.
Este canal ético no es el canal idóneo para temas relacionados con sus condiciones de empleo o cuestiones disciplinarias. En ese caso deberá seguir las políticas establecidas en su organización.
Principales políticas de compliance
PL0170 Política anticorrupción y prevención del soborno
PS0147 Código Ético de CAPTRAIN España
PS0149 Procedimiento de prevención y respuesta ante delitos
PS0173 Protocolo de acoso de Captrain España
Política de privacidad Canal Ético
En cumplimiento del artículo 13 Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos, del artículo 11 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales y del artículo 31 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, detallamos a continuación la información sobre protección de datos personales respecto del tratamiento de datos en el Sistema Interno de Información:
1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
El Responsable del tratamiento es CAPTRAIN ESPAÑA S.A.U., con NIF A60462926, domicilio en C/ Viriato 47 9º, 08014 Barcelona, España, y teléfono (+34) 933662141
Sus datos personales serán tratados con la más estricta confidencialidad, únicamente por personal autorizado para ello.
2. ORIGEN DE LOS DATOS
En caso de que haya optado por identificarse, sus datos personales han sido obtenidos a través del formulario rellenado por usted del Canal de Compliance habilitado por CAPTRAIN ESPAÑA.
3. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO
Los datos personales suministrados por usted a través del formulario y los contenidos en la documentación que remita como soporte de su comunicación, serán tratados con la única finalidad de gestionar las denuncias que se reciban a través del canal y tramitar las investigaciones de los presuntos hechos comunicados, o, en su caso, para dar respuesta a la consulta planteada, así como para adoptar, si procede, medidas de protección y/o de prevención de represalias, todo ello en cumplimiento de lo dispuesto en la Política del Sistema Interno de Información y en el Protocolo de gestión del Canal de Compliance.
4. LEGITIMACIÓN DEL TRATAMIENTO
La base legal para el tratamiento de sus datos personales en la gestión del Sistema Interno de Información será la establecida en el art. 6.1.c del RGPD, en la medida en que el tratamiento es necesario para el cumplimiento de una obligación legal aplicable al responsable del tratamiento conforme a lo dispuesto en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
5. PLAZOS DE CONSERVACIÓN
Los datos que sean objeto de tratamiento podrán conservarse en el sistema de informaciones únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos informados.
Si se acreditara que la información facilitada o parte de ella no es veraz, deberá procederse a su inmediata supresión desde el momento en que se tenga constancia de dicha circunstancia, salvo que dicha falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, en cuyo caso se guardará la información por el tiempo necesario durante el que se tramite el procedimiento judicial.
En todo caso, transcurridos tres meses desde la recepción de la comunicación sin que se hubiesen iniciado actuaciones de investigación, deberá procederse a su supresión, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del sistema. Las comunicaciones a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada, sin que sea de aplicación la obligación de bloqueo prevista en el artículo 32 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre.
En ningún caso serán objeto de tratamiento los datos personales que no sean necesarios para el conocimiento e investigación de las acciones u omisiones a las que se aplica la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, procediéndose, en su caso, a su inmediata supresión. Asimismo, se suprimirán todos aquellos datos personales que se puedan haber comunicado y que se refieran a conductas que no estén incluidas en el ámbito de aplicación de dicha ley.
Si la información recibida contuviera datos personales incluidos dentro de las categorías especiales de datos, se procederá a su inmediata supresión, sin que se proceda al registro y tratamiento de los mismos.
Los datos personales relativos a las informaciones recibidas y a las investigaciones internas contenidas en el libro-registro solo se conservarán durante el período que sea necesario y proporcionado para cumplir con la citada Ley. En ningún caso podrán conservarse los datos por un período superior a diez años.
6. DESTINATARIOS DE LOS DATOS
Le informamos que su identidad, en el caso de proporcionarse o resultar identificable, será en todo caso reservada, y no se comunicará a las personas a las que se refieren los hechos relatados ni a terceros ajenos a la gestión y tramitación de la comunicación, salvo cuando resulte necesario para la adopción de medidas correctoras en la entidad o la tramitación de los procedimientos sancionadores o penales que, en su caso, procedan, en cuyo caso deberá comunicarse a las autoridades competentes en el asunto.
Los datos personales tratados en el Sistema Interno de Información podrán ser comunicados a la autoridad judicial, al Ministerio Fiscal, a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado, o a la autoridad administrativa competente, en el contexto de una investigación que lleven a cabo o en el marco de un proceso judicial. También podrán comunicarse a las autoridades de protección del informante estatal o autonómicas competentes.
En caso de externalización de la gestión del Sistema interno de información, la información proporcionada a través del canal habilitado en línea podrá ser tratada por el tercero externo, como encargado del tratamiento, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 6 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
No se tienen previstas trasferencias internacionales de datos por cesión o encargo de tratamiento.
7. DERECHOS DE LAS PERSONAS INTERESADAS
Los informantes tienen derecho a acceder a sus datos personales, así como a obtener la rectificación de los datos personales inexactos o incompletos, a solicitar la supresión de sus datos personales e instar a la limitación del tratamiento, enviando un escrito a la dirección postal arriba señalada o a la dirección electrónica lopd@captrain.es, en cualquier momento y de manera gratuita. Además, tendrá derecho a interponer una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es), si considera que se ha cometido una infracción de la legislación en materia de protección de datos respecto al tratamiento de sus datos personales.
